Was, wenn der Vorstand sich in die Aufgaben des Kassenwarts einmischen will? Darf der Kassenwart das erlauben oder muss er es sogar unter bestimmten Bedingungen? Wir haben uns die Zuständigkeiten genauer angesehen.

Jedes Vereinsmitglied hat seine Aufgaben und Rechte. Dennoch kommt man sich manchmal ins Gehege – besonders wenn’s ums Geld geht. Wo die Rechte des Kassenwarts enden und die des Vorstands beginnen, kann jedoch ganz unterschiedlich aussehen.

Was die Aufgaben des Kassenwarts sind und wozu er befugt ist, legen Sie mit Ihrer Vereinssatzung fest. Ebenso grenzen Sie darin ein, wie weit die Rechte des Vorstands reichen. Übertritt der eine die Grenzen des anderen, stellt sich die Frage, wer von den beiden letztlich am längeren Hebel sitzt. Und dabei kommt es darauf an, welche Position der Kassenwart im Verein einnimmt.

Kassenwart kann im Verein jeder sein, der von der Mitgliederversammlung gewählt wird. Seine Position im Verein entscheidet jedoch die Satzung:

Der Kassenwart

Einen Kassenwart im Verein zu haben, ist keine Pflicht. Aber da kein Verein um die Buchführung für das Finanzamt und die Mitgliederversammlung herumkommt, haben die meisten einen. Oft heißt er Kassenwart, manchmal auch Schatzmeister oder Finanzvorstand. Die Mitgliederversammlung wählt ein fachkompetentes Mitglied des Vereins – am besten einen Buchhalter oder Steuerberater – und beruft ihn in das vertrauensvolle Amt. Von da an hat der Kassenwart das Hoheitsrecht über die Finanzen.

Aufgaben des Kassenwarts

Zu den üblichen Aufgaben eines Kassenwartes gehört es,

• die Kasse zu verwalten,
• alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu archivieren
• Betriebsmittel und Vereinsartikel zu beschaffen
• Spendenbescheinigungen auszustellen
• Rechnungen zu zahlen, schreiben sowie anzumahnen,
• Mitgliedsbeiträge einzuziehen,
• Mitgliedsbeitritte zu bearbeiten, Mitgliederzahlen an Verbände zu melden,
• die Steuererklärung zu erledigen,
• die Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen,
• den Haushalt zu planen,
• geeignete Anlagemöglichkeiten für Kapitalreserven zu wählen,
• sich um die Versicherungen des Vereins zu kümmern,
• Fördermöglichkeiten zu erschließen und Zuschüsse zu beantragen.

Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.

Der Vorstand

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen, gerichtlich wie außergerichtlich. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.

Die Aufgaben des Vereinsvorstands

Haben alle Gründungsmitglieder die Satzung unterzeichnet, besteht die erste Aufgabe des neuen Vorstands darin, den Verein im Vereinsregister eintragen zu lassen und ein Bankkonto zu eröffnen. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich aus ihrem Vereinsziel und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört es zu seinen Tätigkeiten, im Auftrag der Mitgliederversammlung:

• Vereinsräume anzumieten,
• Verträge im Namen des Vereins abzuschließen,
• die Mitgliederversammlung einzuberufen, sie und die Vorstandskollegen regelmäßig über wichtige Vorkommnisse zu unterrichten,
• sportliche, wirtschaftliche und soziale Richtlinien festzulegen,
• Beschlüsse zu verfolgen,
• Schäden vom Verein abzuwenden.

Tipp:

Zur Kontrolle des Kassenwarts ernennen manche Vereine auch Revisoren, denen der Kassenwart die Bücher in regelmäßigen Abständen – zumindest vor dem Jahresabschluss – zur Prüfung vorlegt und die sich gegenseitig beraten können.

Eine Frage der Berechtigung: Kassenwart vs. Vorstand

Der Kassenwart ist der Herr der Finanzen. Der Vorstand hat Sorge dafür zu tragen, dass die Angelegenheiten des Vereins fristgerecht erledigt werden. Was also ist, wenn der Vorstand die Kassenunterlagen einfordert, um einen fälligen Tätigkeitsbericht zu erstellen und der Kassenwart sich weigert, diese herauszugeben? Darf er das? Oder darf der Vorstand das erst gar nicht fordern?

Was, wenn der Kassenwart sich stattdessen bereit erklärt, die benötigten Zahlen herauszusuchen, aber keinen Blick ins Buch gewähren will. Muss oder darf er so handeln?

Kassenwart: „Der Vorstand hat nichts in den Büchern verloren, das ist die Aufgabe des Kassenwarts! Er muss fristgerecht liefern.“

Vorstand: „Klar, darf der Vorstand das! Der Kassenwart ist doch nur erweiterter Vorstand. Der BGB-Vorstand hat letztlich das Sagen. Und wenn der Kassenwart seine Pflicht nicht erfüllt, dann muss er sich eben selbst darum kümmern. Per Beschluss kann der Vorstand jederzeit die Kassenführung übernehmen!“

Was, wenn der Kassenwart die Zahlen nicht liefert, aber still und heimlich einen „informellen Wisch“ als Tätigkeitsbericht beim Finanzamt abgibt?

Kassenwart: „Das Finanzamt hat den Tätigkeitsbericht aber anerkannt und schon einen Freistellungsbescheid erteilt. Also hat der Kassenwart alles richtig gemacht, und er muss niemandem einen Schaden ersetzen.“

Vorstand: “Richtig ist der Weg aber nicht, der Kassenwart sollte seines Amtes enthoben werden. Dem vertraut doch keiner mehr. Er ist schließlich dazu da, sich um die Finanzen zu kümmern.“

Der ARAG-Experte klärt auf

Der Kassenwart geht fahrlässig mit der Buchführung um und kann als BGB-Vorstand von den anderen Vorstandsmitgliedern abberufen werden. Es geht, wie im letzten Kommentar beschrieben, um das Vertrauen, das dadurch zerstört wird. Dabei kommt es nicht darauf an, ob dem Verein ein Schaden entstanden ist. Aber wäre dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt und damit ein finanzieller Schaden verursacht worden, könnte der Kassenwart persönlich dafür haftbar gemacht werden.

Für den Tätigkeitsbericht selbst gibt es keine Formvorschriften, daher kann dem Finanzamt kein Vorwurf gemacht werden. Richtig gemacht hat der Kassenwart es aber trotzdem nicht zwangsläufig, wenn die Satzung besagt, dass der Bericht vom gesamten Vorstand beschlossen werden muss. Gehört es jedoch per Satzung zu ausschließlich seinen Aufgaben, hat der Kassenwart dafür zu sorgen, dass der Bericht pünktlich eingereicht wird. Hegt der Vorstand den Verdacht, dass er diese Pflicht nicht erfüllt, kann er alle Kassenunterlagen von ihm einfordern.

So können sich Kassenwart und Vorstand absichern

Ist der Verein gut abgesichert, hat er eine Haftpflicht- und womöglich auch eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung oder Directors-and-Officers-Versicherung (D&O) abgeschlossen. Sie sichert die leitenden Vereinsorgane bei Schadensfällen ab. Sollte der Verein nicht versichert sein, ist für Kassenwart und Vorstand eine private Haftpflichtversicherung ratsam, die auch dann eintritt, wenn der Schaden bei der ehrenamtlichen Arbeit entstanden ist.

Unsere Empfehlung: Die D&O-Versicherung

Die D&O-Versicherung ist ein spezieller Haftungs-Schutz für Vereinsführung und Funktionäre. Denn als Vorstand eines eingetragenen Vereins haften Sie für Vermögensschäden unbeschränkt mit Ihrem gesamten Privatvermögen gegenüber dem Verein oder Dritten – dies eventuell sogar gesamtschuldnerisch, d.h. auch für ein Verschulden Ihres Vorstandskollegen. Umso sinnvoller ist eine D&O-Versicherung, um Sie und den Verein bei möglichen Fehlern zu schützen.

Wenn Sie sich gern telefonisch beraten lassen möchten, rufen Sie das Versicherungsbüro bei Ihrem Landessportbund/-verband an. Die Kontaktdaten finden Sie hier.