Der Termin für das nächste Trainingslager steht an. Jetzt ist viel zu erledigen. Jemand muss einen Ort aussuchen und eine Unterkunft buchen. Die Sportler müssen sich anmelden. Eine Versicherung muss abgeschlossen werden. Ein Trainingsplan wird benötigt. Viele Aufgaben für verschiedene Personen. Sie müssen aufteilen, wer was macht und sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Das gelingt besser, wenn alle das gleiche Bild im Kopf haben. Deshalb hilft es, die Aufgaben aufzuschreiben – und zwar so, dass alle sie sehen können, z. B. an eine Wand.

So geht’s:  Sie brauchen nur eine freie Wand und große Klebezettel zum Beispiel Post Its.

• Schritt 1: Um die Aufgaben transparent zu machen, schreiben Sie diese auf Zettel. Je Zettel eine Aufgabe.
• Schritt 2: An die freie Wand kommen drei Spalten: „Aufgabensammlung“, „In Arbeit“ und „Erledigt“
• Schritt 3: Kleben Sie alle Aufgaben-Zettel in die erste Spalte.
• Schritt 4: Sprechen Sie gemeinsam darüber, wer welche Aufgabe übernimmt oder bereits übernommen hat.
• Schritt 5: Aufgaben, an denen schon gearbeitet wird, können Sie direkt in die Spalte „In Arbeit“ hängen. Ergänzen Sie auf dem Zettel noch den Namen der Person, die die Aufgabe übernimmt.
• Schritt 6: In jeder neuen Sitzung schauen Sie gemeinsam auf die Wand und sehen auf einen Blick, welche Aufgaben anliegen. Vielleicht können Sie schon einige Zettel in die Spalte „Erledigt“ umhängen?

Auch einfach digital ohne neues Programm 

Wenn sie keine freie Wand nutzen wollen, weil Sie sich an wechselnden Orten treffen, geht das natürlich auch digital. Z.B. in PowerPoint oder Word. Für das Beispiel Trainingsfahrt könnte das so aussehen wie in der beigefügten Graphik.

Für die Computerbegeisterten unter Ihnen gibt es eine Fülle geeignete Programme, z.B. den Microsoft Planner.

Tipps für die Umsetzung 

So eine Wand, bzw. die Methode dazu bezeichnet man übrigens als KANBAN-Board. Das Kanban-Board ist ein Werkzeug zur Abbildung und Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs. Hier noch ein paar Tipps für die Anwendung:

1. Halten Sie die einzelnen Aufgaben auf den Zetteln klein, so dass diese auch bis zum nächsten Meeting erledigt werden können. Es hilft große Aufgaben in mehrere kleine zu unterteilen.
   Beispiel: Unterkunft finden und buchen kann gut auf zwei Karten verteilt werden: „Unterkunft finden“, „Unterkunft buchen“. Vielleicht wird auch noch eine Entscheidung benötigt „Über Unterkunft abstimmen“
2. Wenn es Ihnen hilft, können Sie die Spalte „In Arbeit“ noch unterteilen: z.B. „Informationen einholen“ und „Umsetzung“
3. Planen Sie feste Umsetzungstermine für die einzelnen Aufgaben ein und schreiben Sie diese mit auf die Karten.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Einsatz dieser Methode!