Die Mitgliederversammlung im Verein gehört zu den wichtigsten Terminen. Sie ist das höchste Organ Eures Vereins und bestimmt somit auch die Leitlinien Eures Vereins. Aufgrund der Bedeutung befasst sich auch das Vereinsrecht mit der Mitgliederversammlung. Neben der gesetzlich vorgeschriebenen Mitgliederversammlung, die einmal jährlich stattfindet (§ 32 BGB), kann im Bedarfsfall auch eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden. Da die Versammlung rechtliche Voraussetzungen erfüllen muss und von den Mitgliedern entscheidende Beschlüsse gefällt werden, solltet Ihr die ordentliche Mitgliederversammlung gut planen und vorbereiten, damit diese reibungslos verlaufen kann.
Hinweis
Wir gehen hier von einer Mitgliederversammlung aus, bei der die Mitglieder auch anwesend sind. Inzwischen sind auch hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen erlaubt, bei denen die Mitglieder z. B. per Smartphone oder Laptop teilnehmen können.
Überblick: So sollte Eure Mitgliederversammlung ablaufen
Damit Eure Mitgliederversammlung auch nach Euren Erwartungen verläuft und am Ende ertragreich ist, sollte sie einem roten Faden folgen. Wir empfehlen Euch grundsätzlich folgenden Ablauf einer Mitgliederversammlung:
- Begrüßung
- Wahl der Versammlungsleitung
- Schriftführer / Protokollant wählen
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Bekanntgabe der Tagesordnung
- Erledigung der Tagesordnung
- Förmliche Schließung der Versammlung
Bitte beachtet, dass die Tagesordnung der Mitgliederversammlung bereits im Vorfeld feststehen muss. An dieser sollte sich der Ablauf der Mitgliederversammlung unbedingt orientieren, um am Ende des Tages auch Ergebnisse zu liefern, die die Fragen der Tagesordnung beantworten. Natürlich gibt es immer mal wieder Themen und Fragen, die erst vor Ort aufkommen. Beschließen kann die Versammlung aber nur über Anträge, die mit der Tagesordnung bereits bekanntgemacht wurden (ergibt sich aus § 32 Abs. 1 BGB ). Ausgenommen sind hier die „Anträge zur Geschäftsordnung“ (hierzu mehr unter „Bekanntgabe der Tagesordnung“). Anträge auf neue Tagesordnungspunkte können unter „Sonstiges“ diskutiert werden. Darüber beschließen könnt Ihr aber erst bei der nächsten Versammlung.
Der Ablauf der Mitgliederversammlung detailliert erklärt
Nachdem wir den grundsätzlichen Ablauf einer Mitgliederversammlung geklärt haben, möchten wir nun noch einmal detailliert auf die einzelnen Punkte der Agenda eingehen. Denn bei Eurer Mitgliederversammlung solltet Ihr einige gesetzliche Regelungen beachten, um zu vermeiden, dass die Mitglieder im Nachgang gegen Beschlüsse vorgehen.
Tipp
Achtet darauf, die Versammlung pünktlich zu eröffnen – so, wie es die Einladung vorsieht. Längere Wartezeiten solltet Ihr vermeiden, um pünktlich erschienene Mitglieder nicht zu verärgern. Die Versammlung sollte jedoch unter keinen Umständen früher als in der Einladung angegeben eröffnet werden. Ein verfrühter Beginn kann unter Umständen zur Unwirksamkeit von Beschlüssen oder gar der gesamten Versammlung führen.
Nachdem die Versammlungsleitung geklärt ist, muss ein Protokollführer gewählt werden. Dieser kann per Handzeichen auf Vorschlag ernannt werden. Das Protokoll der Mitgliederversammlung ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn Beschlüsse gefasst werden, die dem Registergericht gemeldet werden müssen (§ 58 Nr. 4 BGB). Aber auch bei späteren Streitigkeiten ist das Protokoll eine wichtige Grundlage, um Unstimmigkeiten zu klären. Deshalb solltet Ihr für diese Aufgabe eine sehr zuverlässige und aufmerksame Person wählen.
Dem Schriftführer muss die Bedeutung seiner Aufgabe klar sein. Alle Beschlüsse der Versammlung sollten schriftlich festgehalten werden. Grundsätzlich gibt es verschiedene Protokoll-Arten, zwischen die Euer Schriftführer wählen kann.
TIPP
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Nun stellt der Versammlungsleiter fest, ob alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden und ob die Teilnehmeranzahl für eine Beschlussfähigkeit ausreicht. Eine Anwesenheitsliste zur Mitgliederversammlung ist zwar keine gesetzliche Pflicht, kann aber von Bedeutung sein, sollte die Beschlussfähigkeit der Versammlung später in Zweifel gezogen werden.
Wurde die Mindestzahl für die Beschlussfähigkeit nur knapp erreicht, sollte der Versammlungsleiter vor jeder Abstimmung erneut prüfen, ob man (noch) beschlussfähig ist, da Eure Mitglieder die Versammlung ja jederzeit verlassen können.
Tipp
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An dieser Stelle werden von den Mitgliedern meist Anträge zur Ergänzung und Änderung der Tagesordnung gestellt. Diese Anträge nennt man dann „Anträge zur Geschäftsordnung“. Wie der Name schon sagt, beziehen sie sich ausschließlich auf die Regelung des Ablaufs der Mitgliederversammlung. Es ist üblich, dass ein Antrag zur Geschäftsordnung durch das Heben beider Arme signalisiert wird. Ein Antrag kann beispielsweise sein, einen Tagesordnungspunkt zu streichen oder mit einem anderen Tagesordnungspunkt zusammenzufassen. Auch ein Antrag zur Begrenzung der Redezeit im Rahmen der Aussprache gehört hierzu. Über diese Anträge muss umgehend diskutiert und abgestimmt werden.
Übrigens: Auch der Antrag auf Vertagung der Versammlung ist ein Antrag zur Geschäftsordnung!
Nachdem die Tagesordnung bekannt gegeben – und eventuell geändert – wurde, ruft der Versammlungsleiter die einzelnen Punkte auf und stellt sie zur Diskussion. Während der Aussprache der einzelnen Punkte achtet der Versammlungsleiter darauf, dass die Redebeiträge und Anträge zum Tagesordnungspunkt gehören. Er übernimmt quasi die Funktion eines „Moderators“ und kontrolliert die Wortmeldungen, kann aber auch selbst in die Diskussion eingreifen und Beiträge leisten. Dabei sollte er eher zurückhaltend vorgehen, andernfalls könnten die Mitglieder ihm vorwerfen, er beeinflusse die Diskussion zu stark.
Das Informationsrecht der Mitglieder: Der Rechenschaftsbericht
Alle Vereinsmitglieder haben ein umfassendes Auskunfts- und Einsichtsrecht in die Belange des Vereins. Dabei muss der Auskunftsgebende – in den meisten Fällen der Vorstand – in der Lage sein, die gewünschten Auskünfte zu geben. Allerdings muss der Vorstand nicht auf jede Anfrage direkt reagieren. Das „Informationswerkzeug Nummer Eins“ ist die Mitgliederversammlung. Deshalb sollten sich die Vorstandsmitglieder besonders intensiv auf die Mitgliederversammlung vorbereiten.
Der Vorstand ist der gesetzliche Vertreter des Vereins. Der Verein selbst gilt als „juristische Person“, wenn er im Vereinsregister eingetragen ist. Deshalb kann ein einzelnes Mitglied nur in seltenen Fällen (beispielsweise, wenn das Mitglied selbst direkt betroffen ist) Einsicht in die Bücher verlangen. Der Vorstand hat jedoch der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzugeben. In diesem Rahmen hat jedes Mitglied die Möglichkeit, bei deutlich werdenden Unstimmigkeiten
- eine Sonderprüfung zu verlangen,
- die Entlastung einzelner Vorstandsmitglieder oder des gesamten Vorstands zu verweigern
- die Abwahl des Vorstandes zu beantragen.
Die Entscheidung hierüber liegt wieder bei der Mitgliederversammlung, die auf Antrag die entsprechenden Beschlüsse durch Abstimmung fasst.
Das Rederecht der Mitglieder
In der Mitgliederversammlung dürfen alle mitreden, die zum Verein gehören. Also auch Mitglieder, die aufgrund einer Satzungsregel kein Stimmrecht haben oder einen Sonderstatus genießen (z. B. Ehrenmitglieder).
Wenn einer der Anwesenden während der Mitgliederversammlung nicht zu Wort kommt, kann das im Extremfall einen Beschluss ungültig machen. Die Gerichte gehen hier nach der sogenannten „Relevanztheorie” vor. Vereinfacht heißt das: Jede Meinungsäußerung eines Mitglieds kann die Anschauung eines anderen beeinflussen. Ein Mitglied hätte in einer Mitgliederversammlung vielleicht anders abgestimmt, wenn es die Meinung eines anderen Mitglieds zuvor gehört hätte.
TIPP
Das Rederecht bei der Mitgliederversammlung ist kein „Dauerrederecht“. Beschließt deshalb, dass die Redebeiträge zeitlich begrenzt werden. Beschließt die Versammlung das, haben sich alle Mitglieder daran zu halten.
Entlastung des Vorstandes
Ist die Arbeit des Vorstandes einwandfrei, erteilt die Versammlung ihm Entlastung. Damit bestätigen sie, dass sie die Arbeit des Vorstands im Sinne des Vereins und der bestehenden Gesetze für korrekt halten. Dadurch geht die Haftung des Vorstandes weitestgehend auf den Verein als juristische Person über.
Damit hier kein Irrtum entsteht: Der Verein haftet als juristische Person mit dem Vereinsvermögen – die Mitglieder haften grundsätzlich nicht
Vor dem Rechenschaftsbericht des Vorstandes und der Abstimmung über die Entlastung sollte der Versammlung noch einmal die Bedeutung der Entlastung klar gemacht werden. Nur bei einer wirklich einwandfrei nachgewiesenen Geschäftsführung sollte die Entlastung auch erteilt werden.
Die Entlastung muss in der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung als eigener Tagesordnungspunkt aufgeführt werden. Damit die Mitglieder eine Entscheidung fällen können, muss die Entlastung immer hinter den Rechenschaftsberichten und den Berichten der Kassenprüfer erfolgen.
Die Entlastung ist eine sehr wichtige Entscheidung. Nach der Entlastung kann der Verein gegenüber dem entlasteten Vorstandsmitglied grundsätzlich keine Schadenersatzansprüche mehr geltend machen. Allerdings gilt die Entlastung nur für Tatsachen, die den Mitgliedern bekannt sind. Auch deshalb ist es wichtig, dass die Rechenschaftsberichte vollständig sind. Nur so kann eine umfassende Entlastung erfolgen.
Die Entlastung kann für jedes einzelne Vorstandsmitglied erteilt oder eben auch verweigert werden. Auch eine Entlastung aller Vorstandsmitglieder „im Block“ ist möglich – es sei denn, die Satzung schreibt etwas anderes vor.
Die Entlastung erfolgt, wenn die Satzung nichts anderes vorsieht, mit einfacher Stimmenmehrheit. Euer Vorstand wird also entlastet, wenn mindestens eine Stimme mehr dafür gestimmt hat, als dagegen. Enthaltungen spielen keine Rolle. Die Vorstandsmitglieder sind hierbei nicht stimmberechtigt. Einen Rechtsanspruch auf Entlastung haben die Vorstandsmitglieder nicht.
Die Verkündung der Beschlüsse
Nach der Debatte und Abstimmung gibt der Versammlungsleiter noch einmal das Ergebnis des diskutierten Tagesordnungspunktes bekannt und teilt dabei auch die Anzahl der abgegebenen Stimmen, die Zahl der Ja- und Neinstimmen, der Enthaltungen und ungültigen Stimmen mit. Diese Angaben sollten exakt ins Protokoll übernommen werden.
Dabei muss der Versammlungsleiter auch feststellen, welches Ergebnis durch die Stimmabgabe erzielt wurde. Für eine Satzungsänderung verlangt der Gesetzgeber beispielsweise eine Mehrheit von dreiviertel der abgegebenen Stimmen. Wurde bei der Versammlung nur eine einfache Mehrheit erzielt, muss der Versammlungsleiter bekannt geben, dass es zu keiner Satzungsänderung kommt. Für bestimmte Beschlüsse kann auch Eure Vereinssatzung Abstimmungsverfahren vorschreiben.
Der Versammlungsleiter beendet die Versammlung förmlich. Danach ist es nicht mehr möglich, in die Tagesordnung einzutreten. Alle jetzt gemachten Vorschläge und Anmerkungen haben keinen Einfluss mehr auf die Versammlung.
Unser Fazit zur Mitgliederversammlung
Der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist durch einige feste Punkte und Regeln strukturiert. Es ist empfehlenswert, sich an diese Struktur zu halten. Auch, wenn es einem manchmal etwas „übertrieben“ vorkommt, eine Mitgliederversammlung so „förmlich“ zu gestalten – Genauigkeit zahlt sich hier aus. Doch nicht nur bei der Mitgliederversammlung , auch bei vielen anderen Bereichen des Vereinslebens profitiert Ihr von einer geordneten Vorgehensweise. Unsere online Vereinsverwaltung MeinVerein Web bietet Euch vielfältige Möglichkeiten, Struktur in Euren Vereinsalltag zu bringen.
Quelle: www.meinverein.de