Ab 01/2025: E-Rechnungen in Vereinen

Stichtag 1. Januar 2025: Wirtschaftliche Vereine müssen E-Rechnung erstellen können

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format (z. B. XML oder ZUGFeRD) vorliegt. Bei E-Rechnungen handelt es sich um keine PDF-Dateien. Dabei müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, E-Rechnungen einlesen und verarbeiten können.

Für das Erstellen und Einlesen von E-Rechnungen wird eine spezielle Software benötigt. Ab dem 1. Januar 2025 wird auch WISO MeinVerein Web die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen. E-Rechnungen müssen archiviert und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit zu entsprechen.

Das Thema E-Rechnungen ist sehr umfassend. Schaut Euch gerne die häufig gestellten Fragen an, um kurze und informative Antworten auf Eure Fragen zu erhalten und lesen Sie hier mehr zu diesem Thema.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert eingelesen und ebenfalls elektronisch weiterverarbeitet. Dadurch wird der gesamte Prozess, vom Erstellen der Rechnung bis zum Auslösen der Zahlung, vollständig digital abgewickelt.

Die E-Rechnung muss im elektronischen Rechnungsformat gemäß EU-Norm erstellt werden, typischerweise in einem strukturierten Datenformat wie XML. Dieses Format ermöglicht nicht nur den elektronischen Versand und die Erfassung der Rechnung, sondern auch ihre automatische Verarbeitung, ohne dass eine Umwandlung in ein anderes Format oder ein Ausdruck notwendig ist. Da elektronische Rechnungen nicht direkt lesbar sind, müssen die erhaltenen Daten in ein für Menschen verständliches Format konvertiert werden. Es gibt jedoch bereits hybride Systeme, bei denen der Datensatz der E-Rechnung beispielsweise in eine PDF-Datei eingebettet wird.

E-Rechnung: Gesetzliche Grundlagen

Bereits seit 2020 sind Unternehmen laut E-Rechnungsgesetz verpflichtet, für Bundesbehörden Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen wurde, wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) Pflicht. Das Wachstumschancengesetz regelt im Artikel 23 sämtliche Neuerungen von § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), insbesondere hinsichtlich des elektronischen Rechnungsformats. Ab dem 1. Januar 2025 treten dann die neuen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmer in Kraft.

Um den Übergang zu erleichtern, wurden auch Übergangsfristen festgelegt:

Bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als PDF-Datei verwendet werden. Allerdings muss der Empfänger der Zusendung als Papierrechnung oder PDF-Datei ausdrücklich zustimmen, ansonsten ist dies nicht erlaubt.
Ab dem 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmen, deren Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.
Ab 2028 wird das elektronische Rechnungsformat schließlich verpflichtend.

Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?

Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht, wenn ein Unternehmer in Deutschland eine Leistung für einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person erbringt. Für Euren Verein gilt daher: Nur wenn Ihr im ideellen Bereich handelt, gilt Euer Verein nicht als Unternehmen. Jeder Verein, der Einnahmen und Ausgaben verwaltet ist in vier Steuerbereiche aufgeteilt. Wie sich diese vier Steuerbereiche für Vereine genau definieren, haben wir in unserem Blogbeitrag zum Thema Steuerbereiche erklärt.

E-Rechnung erstellen, der Inhalt und die Verarbeitung: Lesen Sie hier mehr zu diesem Thema.

Sollten Sie offene Fragen rund um das Thema E-Rechnungen für Vereine haben, schreibt diese in die Kommentarbox unterhalb des Beitrag.

Quelle: www.meinverein.de