Gemeinnützige Körperschaften können wählen, ob sie ihren Spendern Zuwendungsbestätigungen ( vulgo: Spendenbescheinigungen) auf postalischem Weg zukommen lassen oder sie ihnen per E-Mail übersenden. Zuwendungsbestätigungen müssen also nicht mehr zwingend per Post, sondern können beispielsweise per E-Mail an die Spender verschickt werden. Die Form der Zuwendungsbestätigung ist aber auch bei der elektronischen Übermittlung einzuhalten, d.h. sie muss dem amtlichen Muster entsprechen. Die vom BMF gestattete Erleichterung betrifft also lediglich die Art der Übermittlung. Die Erleichterung ist allerdings an einige Voraussetzungen gebunden. So sind die Bestätigungen in Form schreibgeschützter Dokumente an die Spender zu übermitteln. Ein gesichertes PDF-Dokument dürfte genügen. Des Weiteren muss die gemeinnützige Körperschaft die Nutzung des Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen dem zuständigen Finanzamt vorher angezeigt haben. In der Anzeige muss die Körperschaft gemäß R 10 b.1 Abs. 4 der Einkommensteuerrichtlinien (EStR) bestätigen, dass sie folgende Voraussetzungen erfüllt und weiterhin einhalten wird:
- Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,
- die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,
- eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim
Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,
- das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,
- das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden und
- Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.
Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden.
Bundesminister der Finanzen, Schreiben vom 06.02.2017 – IV C 4-S 2223/07/0012, 2016/