Einleitung

Kaum ein Tagesordnungspunkt der Mitgliederversammlung wird so routiniert abgearbeitet wie der Kassenbericht. Zahlen werden verlesen, die Kassenprüfer nicken, die Entlastung wird erteilt. Dass die Buchführung nicht nur eine Frage steuerlicher Ordnungsmäßigkeit ist, sondern über die persönliche Einstandspflicht der handelnden Personen entscheidet, wird häufig erst bemerkt, wenn ein neuer Vorstand die Unterlagen übernimmt und Lücken feststellt. Gerade im Sportverein, wo Startgelder, Bandenwerbung, Zuschüsse und Bareinnahmen zusammenkommen, entsteht schnell ein Bild, das im Nachhinein niemand mehr erklären kann. Genau dann stellt sich die Frage nach der Haftung.

I. Rechenschaft ist eine vereinsrechtliche Pflicht

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung folgt nicht nur aus dem Steuerrecht. § 27 Abs. 3 BGB ordnet an. „Auf die Geschäftsführung des Vorstands finden die für den Auftrag geltenden Vorschriften der §§ 664 bis 670 entsprechende Anwendung.“ Damit gilt auch § 666 BGB, der zur Auskunft und zur Rechenschaftslegung verpflichtet. Den Umfang bestimmt § 259 Abs. 1 BGB. Geschuldet ist eine „die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder Ausgaben enthaltende Rechnung“ nebst Belegen.

Erforderlich sind eine nachvollziehbare Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Vermögensübersicht einschließlich der Verbindlichkeiten und eine vollständige Belegsammlung. Diese müssen so aufbereitet sein, dass ein sachkundiger Dritter sie ohne weitere Erläuterungen prüfen kann. Dass diese Unterlagen nicht nur der Mitgliederversammlung als Ganzes zugänglich sind, hat der Bundesgerichtshof deutlich gemacht. Zudem kann ein Mitglied kraft seines Mitgliedschaftsrechts Einsicht in die Bücher und Urkunden des Vereins verlangen, wenn es ein berechtigtes Interesse darlegt und keine überwiegenden Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen (BGH, Hinweisbeschluss vom 21.06.2010 – II ZR 219/09).

II. Die Haftung trifft den Vorstand persönlich

Verletzt der Vorstand seine Pflichten aus dem Organverhältnis, kann er dem Verein auf Schadensersatz haften. Erfasst sind nicht nur veruntreute Beträge, sondern auch mittelbare Schäden wie Steuernachforderungen und Säumniszuschläge, entgangene Zuschüsse mangels Verwendungsnachweis, Kosten der nachträglichen Rekonstruktion der Buchhaltung.

Abgemildert wird dieses Risiko jedoch durch § 31a BGB. Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich oder gegen eine Vergütung von nicht mehr als 3.300 Euro jährlich tätig sind, haften dem Verein nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Beweislast dafür trägt nach § 31a Abs. 1 S. 3 BGB der Verein. Das Privileg trägt jedoch weniger weit, als es scheint. Denn wer über Monate keine Belege sammelt, Bareinnahmen nicht erfasst oder die Kasse mit privaten Mitteln vermischt, verletzt zentrale Sorgfaltsanforderungen. Der Vorwurf grober Fahrlässigkeit liegt dann nahe. Hinzu kommt eine faktische Beweisnot, da ohne geordnete Aufzeichnungen das Vorstandsmitglied gerade nicht darlegen kann, dass es die Mittel pflichtgemäß verwendet hat.

Im Außenverhältnis wirkt zudem § 42 Abs. 2 BGB. Der Vorstand hat bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen. Wird der Antrag schuldhaft verzögert, haften die verantwortlichen Vorstandsmitglieder den Gläubigern gesamtschuldnerisch auf den daraus entstehenden Schaden. Wer die wirtschaftliche Lage des Vereins mangels laufender Buchführung nicht kennt, kann diese Pflicht nicht erfüllen. Das Argument der Unkenntnis entlastet ihn dabei nicht, sondern begründet den Vorwurf. Auf die Entlastung sollte sich dabei niemand blind verlassen. Sie wirkt als Verzicht nur auf Ansprüche, die der Versammlung anhand der vorgelegten Unterlagen erkennbar waren. Der Verein verzichtet aufgrund der Entlastung aber gerade nicht auf solche Ansprüche, die die Mitgliederversammlung aufgrund der ihr gegebenen Informationen nicht überblicken konnte.

III. Private Verwendung von Vereinsmitteln

Von der schlichten Nachlässigkeit zu unterscheiden ist die bewusste Verwendung von Vereinsmitteln für eigene Zwecke. Rechtlich ändert eine noch so geringe Höhe an der Bewertung nichts.

Zivilrechtlich ist der Vorstand nach § 27 Abs. 3 i.V.m. § 667 BGB verpflichtet, alles herauszugeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Daneben treten mögliche Ansprüche auf Schadensersatz aus ungerechtfertigter Bereicherung sowie aus § 823 Abs. 2 BGB i.V.m. § 266 StGB. Das Haftungsprivileg des § 31a BGB greift hier gerade nicht. Es entlastet nur soweit weder Vorsatz noch grober Fahrlässigkeit vorliegt. Auch die Entlastung hilft nicht weiter, denn verschwiegene Entnahmen sind der Mitgliederversammlung anhand des Kassenberichts nicht erkennbar und damit von der Verzichtswirkung nicht erfasst. Hinzu treten die amtsbezogenen Folgen: die Abberufung aus wichtigem Grund nach § 27 Abs. 2 BGB, die fristlose Kündigung eines etwaigen Anstellungsverhältnisses und, bei entsprechender Satzungsgrundlage, der Vereinsausschluss.

Strafrechtlich steht der Untreuetatbestand des § 266 StGB im Raum, der Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen bis zu zehn Jahren vorsieht. Die Absicht, den Betrag später zurückzuführen, lässt den Vorwurf nicht ohne Weiteres entfallen. Wie weit der Vermögensnachteil reicht, zeigt eine Entscheidung des Oberlandesgerichts Hamm. Bereits der drohende Verlust der Gemeinnützigkeit kann einen tatbestandlichen Nachteil des Vereins begründen (OLG Hamm, Beschluss vom 29.04.1999 – 2 Ws 71/99). Werden öffentliche Fördermittel berührt, kommen der Subventionsbetrug nach § 264 StGB und die Rückforderung der Zuwendung hinzu.

IV. Die steuerliche Flanke

Hinzu tritt die Haftung gegenüber dem Fiskus. Nach § 69 i.V.m. § 34 AO stehen Vorstandsmitglieder für Steuerschulden des Vereins persönlich ein, wenn diese infolge grob fahrlässiger Pflichtverletzung nicht abgeführt werden. Praktisch relevant ist das vor allem bei Sozialabgaben für angestellte Trainer. Für den gemeinnützigen Verein verlangt zudem § 63 Abs. 3 AO den Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung durch Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben.

Praktische Empfehlung

Für die Vereinspraxis haben sich folgende Maßnahmen bewährt:

Buchungen monatlich vornehmen statt vor der Mitgliederversammlung;
Bareinnahmen taggenau im Kassenbuch erfassen;
Die Aufgabenverteilung im Vorstand schriftlich festlegen und protokollieren, denn eine mündliche Zuständigkeit „des Kassenwarts“ begrenzt die Verantwortung der übrigen Mitglieder nicht;
Den Kassenprüfbericht schriftlich abfassen und Prüfungsumfang wie Feststellungen ausweisen, denn er dokumentiert den Informationsstand der Versammlung im Zeitpunkt der Entlastung;
Vier-Augen-Prinzip für das Vereinskonto und Vereinskreditkarte und private Auslagen ausschließlich über Erstattungsanträge mit Beleg abwickeln;
Bei jedem Vorstandswechsel ein Übergabeprotokoll über Kontenstände, offene Verbindlichkeiten und den Verbleib der Unterlagen erstellen;

Empfehlenswert ist es demnach, die Buchführung nicht als nachgelagerte Verwaltungsaufgabe zu verstehen, sondern als Eigenschutz des Vorstands. Sie ist im Streitfall das wirksamste (und regelmäßig das einzige) Mittel, um die persönliche Verantwortlichkeit der handelnden Personen zu begrenzen.